Utilizar la firma electrónica en una pyme no está exenta de problemas. La mayoría se pueden solucionar y superar, y los beneficios al hacerlo son constatados. Basta recordar las ventajas, y para qué sirve una firma electrónica.
- Primero hay que conseguir un certificado digital autorizado. Para ello hay que desplazarse físicamente a una entidad certificadora para cerciorarse de su identidad. El trámite sólo es uno y una vez conseguido uno se evita muchos otros desplazamientos a las entidades con las que tiene que firmar. Además el certificado no sirve sólo para firmar, també serveix per identificar-se en una seu electrònica de les administracions públiques i així pot aconseguir molta documentació que sense el certificat digital s’hauria de desplaçar i esperar per a aconseguir-la.
- Una vegada té el certificat digital ha d’instal·lar-lo en el seu ordinador. Algun només són programari i uns altres necessiten de maquinària per a poder llegir el xip d’una targeta. En aquest cas cal instal·lar la maquinària i els drivers de l’entitat certificadora. Durant la seva instal·lació pot tenir algun problema tècnic. Segur que troba algú a Internet que ha tingut el mateix problema i conta la seva experiència i com ho ha solucionat. A més, en les pàgines webs de les entitats certificadores hi sol haver tota la informació tècnica que necessita per a poder usar correctament el certificat digital. Superar els possibles problemes tècnics dependrà de la destresa de l’usuari però una vegada superats ja podrà utilitzar sense més problemes la signatura digital. Una vegada disposi d’un certificat digital, per exemple del eDNI, podrà realitzar molts tràmits sense moure’s de casa, com per exemple sol·licitar un informe de vida laboral. En aquesta pàgina web del Pla Anibal pot accedir a diferents eines de suport.
- Potser no se’n recordi de les contrasenyes i hagi de tornar acudir a l’entitat presencialment per a poder recuperar-les. Una vegada recuperada ja tornarà a evitar més desplaçaments una altra vegada.
- Potser per a superar el problema 3 decideix anotar la contrasenya en un paper. Eviti’ho, i si ho fa no ho tengui mai al costat del seu certificat, no sigui que li robin les dues coses. Millor memoritzar-lo.
- Si utilitza certificats instal·lats en el seu ordinador millor utilitzar sempre el mateix ordinador perquè si ho instal·la en un altre que no sigui seu és millor desinstal·lar-lo i no deixar-lo. Si utilitza targetes amb xips recordi que necessita tenir instal·lats els lectors en l’ordinador que vagi a utilitzar i si canvia d’ordinador ha de tornar a instal·lar-lo.
- La signatura electrònica és un pas més per a arribar a la completa oficina sense papers. Per exemple en el cas d’empreses auditores de negocis pot trobar persones poc propenses a auditar oficines sense papers i que demanin còpies en paper, per exemple de les factures. En aquest cas potser seria interessant canviar d’empresa auditora. En alguns Ajuntaments com el d’Alzira ho tenen clar: “facilita els processos de tramitació i d’auditoria; i d’altra banda augmenta la seguretat i el control de l’arxiu, no es produïxen pèrdues de factures, i evita que es realitzin modificacions o variacions del seu contingut.”
Recordi que encara que pot trobar-se amb problemes per a utilitzar la signatura digital ha arribat per a quedar-se i de cada dia més és necessària per a realitzar tràmits amb l’administració pública.
Barallar-se amb la tecnologia i amb les resistències d’alguns implicats en els processos d’implantació no sempre és fàcil. Ho sabem, per aquesta raó encara existeix el Dr. TIC i els seus socis que promouen la implantació de les TIC en les pimes ensenyant temes bàsics als usuaris perquè després puguin demandar més serveis a les empreses especialitzades en TIC.
Si encara no veu clara la utilitat de la signatura electrònica o s’has trobat amb algun d’aquests problemes el convidam a venir al taller de signatura electrònica el dijous 27 en el ParcBit. Consulti el programa i inscrigui’s.