El concepte administració electrònica pot tenir un abast diferent segons el seu ús. Un exemple de definició ampla, és la de la declaració de Malmo: “ús de les TIC a les Administracions públiques, combinat amb canvis organitzatius i noves actituds, amb la finalitat de millorar els serveis públics i els processos democràtics i reforçar el suport a les polítiques públiques”. Per altra banda, si acotam a l’àmbit de la gestió, administració electrònica és aquella que transformi les oficines tradicionals, convertint els processos en paper en processos electrònics, amb la finalitat de crear una oficina sense papers.
La Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics focalitza els seus objectius més en aquesta segona definició i, encara així, la seva promulgació representa un gran avanç en les relacions dels ciutadans amb l’administració.
Les principals avantatges pràctiques pels ciutadans son:
- El dret a elegir, a cada moment, el canal amb el qual relacionar-se amb l’administració, no havent de mantenir un única canal per cada expedient o tràmit.
- No haver de presentar més d’un pic els documents oficials o proporcionar dades que ja té l’administració, com DNI, adreça, gràcies a la interoperabilitat entre administracions .
- Obtenir certificats i certificacions vàlides per mitjans electrònics.
- Igualtat en l’accés a l’administració independentment de la condició física, geogràfica, tecnològica o altri del ciutadà.
- Dret a conèixer i estar informat, electrònicament, sobre l’estat dels expedients i/o tramitacions.
I el més important, implícit a l’administració electrònica:
- A realitzar els tràmits, transaccions o peticions a l’hora i lloc que siguin més adients per l’usuari sense necessitat d’adaptar-se a horaris.
La llei també té una implicació positiva addicional per les empreses, degut a que l’administració digital permet desocupar a recursos humans i financers que se poden dedicar a àmbits productius d’aquestes i d’aquesta manera augmentar la competitivitat.
La situació a les Illes Balears, que és lleugerament inferior a la mitjana estatal, és que la CAIB van més avançada que les entitats locals (Consells i ajuntaments), però tant uns com altres han realitzat importants avanços
Des de la Fundació IBIT, mitjançant la OTAE , s’ha contribuït al desenvolupament de l’administració electrònica en el conjunt de les administracions públiques de les Illes Balears mitjançant un model basat en compartir i coordinar els esforços de les diferents administracions per ser més eficients. Aquesta tasca s’ha dut a terme ajudant a ajuntaments a realitzar els sues catàlegs de procediments, com a passa primera per oferir els seus serveis digitalment, treballant per aconseguir la interoperabilitat entre administracions i donant garantia de la qualitat dels programaris del KIT Anibal i la transferència d’aquests a les administracions interessades.