Generalmente, todas las Administraciones cuentan con una serie de procedimientos que son más o menos numerosos, complejos y muy diferentes entre ellos, lo que dificulta muchas veces, su entendimiento y tramitación por parte de la ciudadanía.
Por otro lado, el ciudadano ha de contar con la garantía que la Administración actúa de forma justa e imparcial, siguiendo unas pautas comunes para todos, regulando de esta manera las relaciones con los ciudadanos en sus actuaciones, y asegurando de esta manera el principio de igualdad.
Es decir, tanto si queremos poner en marcha una nueva empresa, como hacer unas obras en casa, solicitar un vado, o incluso una licencia para adoptar un animal potencialmente peligroso, deberemos hacerlo de acuerdo con las pautas establecidas en los procedimientos administrativos de la Administración correspondiente, que ante condiciones iguales deberán ser las mismas para todos los ciudadanos.
La recopilación de todos los procedimientos en un Catálogo de Procedimientos Administrativos se establece como una obligación de la Ley 11/2007 que ya deriva de la Ley 30/1992.
El Catálogo de Procedimientos es un instrumento de ayuda a la utilización de las potencialidades de la Administración Electrónica y del desarrollo de la Sociedad de la Información en general. Sus funciones son:
- Recopilar los procedimientos que una Administración ofrece a los ciudadanos y empresas.
- Describir los procedimientos, con los pasos y las tareas que se requieren del usuario.
- Relacionar las instrucciones necesarias de la tramitación.
- Incluir formularios asociados, así como las instrucciones para rellenarlos.
- Categorizar y clasificar los procedimientos mediante una lógica del usuario. Es decir, clasificarlos siempre teniendo en cuenta, cómo la persona usuaria de los mismos los buscará: materias, hechos vitales, familias….
Muy conscientes de la criticidad de este aspecto para las relaciones de los ciudadanos con las Administraciones, desde el proyecto de la Oficina Técnica de Administración Electrónica, se están llevando a cabo las siguientes tareas:
- Contando con la colaboración de varios ayuntamientos de Baleares, se recoge toda la información correspondiente a los procedimientos que se tramitan en dichos ayuntamientos, consolidando después esta información en un Catálogo genérico que permite al resto de Entidades Locales de Baleares adoptarlo como un modelo de partida a la hora de particularizar sus propios catálogos.
El modelo de Catálogo cuenta con una ficha explicativa de cada procedimiento que contiene la información necesaria (ej.: documentación a presentar, tasas e impuestos asociados, plazos de resolución, órganos competentes y responsables, efecto del silencio administrativo, etc.) que permite al usuario dar inicio a la tramitación.
El Catálogo incluye todos los procedimientos que habitualmente ocurren en un Ayuntamiento, tanto los externos, que implican a los ciudadanos y empresas y que serán públicados en la web del Ayuntamiento, como los internos, propios de cada Administración, y otros que implican relación con otras Administraciones.
- Dar publicidad al catálogo de procedimientos, difundiendo su contenido a través de reuniones con las Administraciones Baleares y potenciando su adaptación y la implantación en aquellas Entidades Locales que no hayan comenzado en esta labor.
- Dar soporte a los Ayuntamientos en la publicación de los catálogos correspondientes en sus sedes electrónicas/páginas web.
- Integrar la información de los catálogos de las diferentes Administraciones mediante un repositorio de datos Multiadminitrativo en el que se podrán en un futuro desarrollar diferentes funcionalidades como dar servicio a un equipo de informadores de datos de múltiples Administraciones, enviar la información que corresponda al portal de la Directiva de Servicios Estatal o dar información integrada de las diferentes Administraciones al ciudadano.
Interesante resaltar también, que dentro de los objetivos del proyecto se encuentra la elaboración de un cuadro multiadaministrativo con todos aquellos procedimientos que implican tanto intercambio de documentación entre Administraciones como otros procedimientos cuya tramitación puede darse de forma alternada por diferentes Administraciones. Análisis necesario para poner en marcha en un futuro la interoperabilidad entre Administraciones, pero de esto ya hablaremos en otro capítulo.
El acceso a toda esta información se podrá realizar en breve a través de www.plaanibal.com que permitirá en breve a todas las Administraciones registradas en dicho portal, acceder tanto al Catálogo de Procedimientos genérico, como plantear todas las cuestiones que surjan respecto a la implantación del mismo en sus páginas webs u otros aspectos relacionados que puedan resultar de interés.