La Ley 11/2007 (artículo 3) establece entre sus finalidades simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participación y mayor transparencia con las debidas garantías legales. Por otra parte, en el artículo 34, recomienda que la aplicación de medios electrónicos a la gestión de procedimientos, procesos y servicios vaya siempre precedida de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento. Dicha revisión debe ser realizada para lograr los siguientes objetivos:
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Eliminación o reducción de la documentación a aportar y que da inicio a un trámite. Esto se puede realizar mediante la sustitución de datos innecesarios, la transmisión de datos o certificados por otros organismos (interoperabilidad entre Administraciones), o la regulación de su aportación al finalizar la tramitación.
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Optimización de los tiempos de tramitación (mediante la gestión electrónica de los expedientes), y la consecuente mejora en los plazos de respuesta al ciudadano.
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El equilibrio de las cargas de trabajo en su gestión y de las comunicaciones internas, simplificando los cauces para el intercambio y manipulación de la información (supresión de la burocracia).
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La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información.
Para que se entienda mejor pondremos un ejemplo representativo, el del ciudadano que desea solicitar la bonificación en el pago del IBI por contar con el carnet de familia numerosa. Siguiendo las pautas actuales de un ayuntamiento cualquiera, debería dirigirse presencialmente al consistorio antes de la fecha límite indicada por el mismo y presentar la solicitud de bonificación para el Impuesto de Bienes Inmuebles. Adicionalmente debería presentar otros documentos como:
- Fotocopia del último recibo del IBI
- Certificado de residencia (en algunos ayuntamientos)
- Certificado de familia numerosa
Si analizamos la documentación a aportar nos daremos cuenta que toda la información (exceptuando la de la propia solicitud), es información que reside en la propia Administración (Ayuntamiento o Consell), con lo cual, en base al artículo 6, punto 2, apartado b) de la ley 11/2007, el ciudadano no tiene la obligación de aportarla. Revisando el procedimiento, la tramitación de la bonificación para el recibo del IBI podría simplificarse de forma que el ciudadano enviara de forma telemática dicha solicitud y fuera la propia Administración responsable, quien verificara con las Administraciones necesarias el resto de la información que se encuentra en su poder.
Con la Ley 11/2007 todas las Administraciones Públicas se ven obligadas a afrontar un proceso de revisión y mejora de sus procedimientos, y a fecha de hoy son muchas de las Administraciones Baleares que se encuentran en proceso de implantar sus procesos revisados y mejorados en una plataforma para la Administración electrónica.
En todos los casos, las pautas a seguir son comunes y se pueden resumir en los siguientes pasos:
1. Tomando como punto de partida el catálogo de procedimientos (tema tratado en un blog anterior, acceder a través de aquí), se crea una regla de tipo eurístico para estimar el nivel de incidencia de los procedimientos a nivel global, teniendo en cuenta todos los agentes que participan en los mismos. Criterios muy comunes que se utilizan en la priorización de los procedimientos pueden ser el impacto en volumen los procedimientos, su frecuencia, el nivel de complejidad administrativa, la molestia para los ciudadanos, el número de interesados potenciales, y en algunos casos la accesibilidad del departamento a la reingeniería.
2. Aplicando dicha regla a cada uno de los procedimientos identificados dentro en el catálogo se obtiene el nivel de incidencia del mismo. Los procedimientos se clasifican por orden de incidencia y habitualmente siguiendo el principio de Pareto, se seleccionan aquellos que suponen el 80% de la incidencia total. De esta lista salen los primeros procedimientos a reingeniar.
Con el diagrama de flujo que refleja el procedimiento actual, y con un segundo diagrama de flujo donde se plasma el procedimiento óptimo (eliminando pasos innecesarios y mejorando los existentes), se trata de realizar el rediseño de cada uno de los procedimientos seleccionados para acercar lo máximo posible dichos procedimientos actuales a los definidos como óptimos.
No hay que olvidar la revisión de todos los formularios asociados al procedimiento, creando una imagen homogénea para la Administración (mismo orden y formato en datos en los diferentes formularios), eliminando información que no sea indispensable en la tramitación del mismo.
3. El último paso, siempre y cuando se cuenten con los medios necesarios, sería la adaptación del procedimiento reingeniado a la plataforma tecnológica de la Administración correspondiente, permitiendo de esta manera la gestión óptima y telemática de dicho procedimiento.
Una vez más, la filosofía del proyecto que la OTAE está llevando a cabo para el impulso de la implantación de la Administración Electrónica en el entorno de Baleares, es la de aprovechar al máximo toda la información generada durante los diferentes proyectos de este tipo y que en estos momentos están en fase de desarrollo en varias Administraciones. Esta información permitará a Administraciones más pequeñas y con escasos recursos emprender proyectos de esta índole e iniciarse en la reingeniería y revisión de sus procedimientos.