Diferents ajuntaments de Mallorca estan en les darreres fases d’implantació de projectes d’administració electrònica que els permetran establir relacions administratives amb els ciutadans del municipi per vies que van més enllà de la tradicional finestreta presencial, és a dir, com a resultat directe d’aquests projectes es permetrà que els ciutadans puguin interactuar amb l’Ajuntament per canals telemàtics (Internet). Les tasques concretes i les eines informàtiques requerides ja han sigut o seran àmpliament tractades a entrades anteriors o futures. Així que en aquest cas vull intentar escenificar la realitat de l’objecte d’un projecte d’administració electrònica, que de vegades queda ombrejat pels tecnicismes propis d’un projecte en aquest àmbit. Vegem amb un exemple com serà el funcionament dels ens públics a mig plaç a partir de la posada en valor dels resultats dels projectes esmentats. Imaginem un ciutadà d’un determinat municipi que vol ver una sol·licitud d’un determinat servei, llavors…
Seguint el funcionament actual, pels mitjans mes tradicionals [presencials], el ciutadà, que ja s’imagina les coes que haurà de fer i paperassa que haurà d’emplenar, fotocopiar, compulsar… , es desplaça cap a l’ajuntament en horari d’atenció al públic, que generalment és de les 8:30 a 13:00 hores, ha hagut de cancel·lar cites amb dos clients. Una vegada a l’ajuntament, demana tot allò necessari per poder fer la sol·licitud, ell desconfiant ha portat caramulls de documents, inclús fotocopies que ha fet la tarda anterior. Mentre fa coa, i ja van 45 minuts, es dedica a emplenar els formularis de sol·licitud i de sobte se’n dona compte que li falta una copia compulsada de no se sap quin document … . Derrotat, ha perdut ja tot el matí, agafa els formularis per emplenar-los a ca seva, se’n va a fer la copia que li mancava, pagant els cèntims necessaris, i se’n torna a casa. A la nit, després d’acabar la feina que no ha pogut fer al matí, torna a emplenar els formularis i a revisar que no li falta res, pensa que al següent matí ho podrà arreglar… , que inclús tendrà temps de passar per l’oficina bancaria a fer el pagament. El que no recorda és que els clients que no havia pogut atendre al matí l’esperen a primera hora… . Al dia següent s’acaba el plaç per demanar les ajudes per la compra de llibres escolars… , o per demanar la bonificació del 50% de l’I.B.I per família nombrosa… , per fer el pagament de la tatxa de residus… .
La nova opció sembla un poc més eficient tant pel ciutadà que vol fer la sol·licitud com pel gestor que l’ha de tramitar. El procés començarà de nou quan el ciutadà, pot ser tranquil·lament a ca seva, recorda que ha de fer la sol·licitud. Llavors, agafa l’Smartphone , el tablet o se’n va a l’ordinador i accedeix a la seu electrònica de l’Ajuntament. En realitat no hi havia accedit mai però ràpidament veu a la pantalla un lloc destacat on diu “Procediments”, hi accedeix. De sobte te al davant un llista amb tots els possibles procediments que pot fer amb el seu ajuntament, són molts, però amb el cercador troba ràpidament el que necessita. Hi accedeix i resulta que pot consultar tota la informació associada al procediment, això és els requeriments per poder fer la sol·licitud, tots els formularis a emplenar, els documents a annexar, el plaç de resolució i notificació, etc, tot això li resulta interessant però el que li crida l’atenció és que es pot fer per internet!!!. Hi accedeix i s’identifica amb el DNI electrònic que de sobte sembla que té alguna utilitat més que el de plàstic de tota la vida, en un moment ja ha emplenat el formulari, annexat els documents necessaris i dit que no vol presentar fotocòpies del DNI ni del certificat d’empadronament, que sigui l’administració que comprovi o accedeixi a aquestes dades. Finalment signa tota la sol·licitud i desa el resguard que garanteix que s’ha registrat en data i hora concretes. A més resulta que ja no haurà d’esperar a rebre una carta a la bústia, se’l notifica que té una zona privada i personal dins la web a on pot veure l’estat de tramitació de la sol·licitud, inclús el pot rebre per correu o sms. Si ho desitja pot rebre la resolució a aquest zona personal. El ciutadà quinze minuts mes tard d’haver recordat que havia de fer la sol·licitud recorda que demà al matí té una important reunió amb dos clients.
Dit això, sembla un veritable pas endavant, si be a la realitat no tot és tan senzill i es presenten una serie de desafiaments concrets difícils de superar a curt plaç. Per exemple la sempre assenyalada bretxa digital, l’autenticació i signatura de documents amb certificats digitals, la custodia de documents a molt llarg plaç… . En definitiva problemàtiques concretes i complexes que frenen la incorporació de l’administració electrònica i que s’hauran d’anar solventant en la mesura que s’accedeixi de forma massiva a serveis telemàtics.